30 septembre
C’est la date à laquelle votre bailleur doit vous avoir communiqué l’état récapitulatif annuel des charges de l’exercice précédent. Pas le mettre à disposition, pas vous inviter à passer le consulter : vous le communiquer. Deux réserves, tout de suite plutôt qu’en fin d’article : cette échéance suppose un bail conclu ou renouvelé après novembre 2014, et elle est différente si votre immeuble est en copropriété, où le délai court à partir de la reddition des charges. Les deux cas sont traités plus bas.
Ouvrez votre messagerie et cherchez-le. Il ne s’appelle pas forcément « état récapitulatif annuel des charges » : cherchez « régularisation », « décompte » ou « charges » suivis de l’année, et regardez si le document détaille les postes ou s’il ne montre qu’un solde. Un tableau de six lignes qui se termine par un montant à payer n’est pas un état récapitulatif, c’est un appel de fonds.
Car la vraie question, dans un bail commercial, n’est presque jamais « est-ce que je dois payer ». Elle est « est-ce que le montant est justifié, et qui doit le prouver ». La Cour de cassation a répondu à cette seconde question le 29 janvier 2026, et la réponse est nette : la preuve pèse sur le bailleur.
La preuve du montant, et pourquoi elle change tout
Par un arrêt du 29 janvier 2026 publié au bulletin, pourvoi n° 24-14.982, la troisième chambre civile a jugé que la charge de la preuve de l’existence et du montant des charges incombe au bailleur, et que celui-ci doit communiquer les justificatifs au preneur. Les mettre à disposition dans ses locaux ne suffit pas.
La conséquence est directe : un commandement de payer visant la clause résolutoire, fondé sur des charges dont le montant n’est pas justifié, peut être annulé. Autrement dit, votre bailleur ne peut pas vous mettre en demeure sur un chiffre qu’il ne documente pas.
N’en tirez pas plus que ce qu’il y a. L’annulation du commandement n’éteint pas la créance : si les charges sont réellement dues et que votre bailleur produit ensuite ses justificatifs, il peut délivrer un nouveau commandement, régulier celui-là, et vous devrez payer. Ce que l’arrêt vous donne n’est pas une dette effacée, c’est le droit d’exiger de voir avant de payer, et un vrai coût procédural pour celui qui réclame sans documenter.
Ce que cela change dans votre pratique quotidienne est plus simple encore. Vous n’avez pas à démontrer que vous ne devez pas la somme ; il revient à celui qui la réclame d’établir qu’elle est due et à quelle hauteur. Demander un justificatif n’est donc pas une contestation, c’est la procédure normale. Beaucoup de locataires n’osent pas le faire par crainte du conflit, alors que la demande est parfaitement banale.
Ce qui ne peut pas vous être facturé, et l’asymétrie qui va avec
Voici le point que la plupart des articles présentent à l’envers, et il faut le dire clairement même s’il ne va pas dans votre sens.
L’article R. 145-35 du code de commerce dresse une liste fermée de ce qui ne peut pas être imputé au locataire :
- Les grosses réparations mentionnées à l’article 606 du code civil, ainsi que les honoraires liés à leur réalisation.
- Les travaux ayant pour objet de remédier à la vétusté ou de rendre le bien conforme à la réglementation, dès lors qu’ils relèvent des grosses réparations. La restriction compte : il ne s’agit pas d’une exclusion générale de tous les travaux de mise en conformité.
- Les impôts dont le redevable légal est le bailleur, à l’exception de la taxe foncière, des taxes additionnelles, et des impôts et taxes liés à l’usage du local ou à un service dont le locataire bénéficie.
- Les honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers, ce qui ne recouvre pas la gestion technique de l’immeuble.
- Les charges et travaux afférents aux locaux vacants ou imputables à d’autres locataires.
Et voici l’asymétrie. Il n’existe aucune liste de ce qui peut vous être facturé. Le code ne dit nulle part que l’énergie, l’entretien du chauffage ou le nettoyage des parties communes sont récupérables. Il dit seulement ce qui ne l’est pas, et l’énergie n’y figure pas.
Asymétrie entre ce que le code interdit d'imputer et ce qu'il autorise
D'un côté, l'article R. 145-35 du code de commerce dresse une liste fermée de cinq catégories de charges qui ne peuvent pas être imputées au locataire. De l'autre, aucun texte ne dresse la liste de ce qui peut l'être : tout le reste relève du contrat et de l'inventaire annexé au bail.
Deux colonnes, une seule existe dans le code
CE QUI NE PEUT PAS ÊTRE IMPUTÉ
- 1. Grosses réparations (art. 606)
- 2. Vétusté et conformité, si 606
- 3. Impôts dus par le bailleur
- 4. Honoraires de gestion des loyers
- 5. Locaux vacants et autres preneurs
Liste fermée, art. R. 145-35
CE QUI PEUT ÊTRE IMPUTÉ
Aucune liste
Tout le reste relève du contrat et de l'inventaire annexé au bail
Aucun texte ne l'établit
L'énergie n'est pas interdite d'imputation. Elle est donc contractuelle, et votre bail décide.
Ce que vous devez en retenir est donc double, et sans complaisance : vos charges d’énergie sont très probablement dues si votre bail les prévoit, et la discussion utile ne porte pas sur leur principe mais sur leur montant, leur répartition et leur justification.
Une précision de périmètre avant d’aller plus loin, car elle décide si cet article vous concerne. L’énergie dont il est question ici est celle que votre bailleur vous refacture : chauffage collectif, éclairage et ventilation des parties communes, parfois eau chaude. L’électricité de votre propre compteur, celle que vous payez directement à votre fournisseur, n’est pas une charge locative et rien de ce qui suit ne s’y applique. Si vous n’avez que ce second cas, votre sujet est votre contrat de fourniture, pas votre bail.
Les documents que votre bail vous doit
Trois documents, trois textes, trois échéances. Aucun n’est facultatif.
L’inventaire des catégories de charges. L’article L. 145-40-2 du code de commerce impose que tout contrat de location comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail, avec l’indication de leur répartition entre bailleur et locataire. C’est le document qui décide si l’énergie vous est imputable, et il est annexé à votre bail.
L’état récapitulatif annuel, celui du 30 septembre. L’article R. 145-36 fixe cette date, et prévoit un régime particulier en copropriété : trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété.
Les états relatifs aux travaux. Le même chapitre impose un état prévisionnel des travaux envisagés dans les trois années suivantes avec leur budget, et un état récapitulatif des travaux réalisés dans les trois années passées avec leur coût. Ces états sont communiqués à la conclusion du bail, puis tous les trois ans, dans les deux mois suivant chaque échéance triennale.
Calendrier des documents dus au locataire commercial
L'inventaire des catégories de charges est dû à la conclusion du bail. L'état récapitulatif annuel des charges est dû au plus tard le 30 septembre de l'année suivant l'exercice, ou trois mois après la reddition des charges en copropriété. Les états prévisionnel et récapitulatif des travaux sont dus à la conclusion puis tous les trois ans, dans les deux mois suivant l'échéance triennale.
Trois documents, trois échéances
INVENTAIRE DES CHARGES
À la conclusion du bail
art. L. 145-40-2
ÉTAT RÉCAPITULATIF
Au plus tard le 30 septembre N+1
art. R. 145-36
ÉTATS DES TRAVAUX
Tous les 3 ans, dans les 2 mois
art. R. 145-37
En copropriété, l'état récapitulatif est dû 3 mois après la reddition des charges.
Les deux dates qui décident si tout ceci vous concerne
Avant d’écrire à qui que ce soit, vérifiez la date de votre bail, car ces règles ne sont pas rétroactives et deux dates distinctes coexistent.
L’obligation d’inventaire de l’article L. 145-40-2 vise les baux conclus ou renouvelés à compter du 1er septembre 2014. Les dispositions réglementaires, c’est-à-dire la liste des charges non imputables et les états annuels et triennaux, visent les baux conclus ou renouvelés à compter du 5 novembre 2014.
Un bail signé en 2011 et jamais renouvelé depuis échappe donc aux deux. Ce n’est pas une impasse pour autant : votre contrat continue de faire loi entre les parties, et un bailleur qui réclame une somme doit toujours l’établir. Mais vous ne pouvez pas invoquer un inventaire que le texte ne lui imposait pas.
Attention au mot « renouvelé », car il piège beaucoup de locataires. Un bail dont les neuf ans sont écoulés et qui continue sans que personne n’ait rien signé n’est pas renouvelé : il est tacitement prolongé, ce qui n’est pas la même chose et ne fait pas entrer le bail dans le nouveau régime. Le renouvellement suppose un acte, demande du preneur ou congé avec offre de renouvellement du bailleur, et il donne naissance à un bail nouveau. Si vous ne savez pas dans quel cas vous êtes, regardez simplement s’il existe un document signé après 2014 : s’il n’y en a pas, partez du principe que vous êtes en prolongation.
Une précision utile au passage, parce que la confusion est fréquente : l’annexe environnementale, souvent citée dans ces discussions, ne concerne que les locaux de plus de 2 000 m² à usage de bureaux ou de commerces. Elle ne s’applique pas à un local de rue, et son seuil n’a rien à voir avec les 1 000 m² du décret tertiaire, dont le cas des petits locaux est traité dans notre article sur le décret tertiaire en dessous de 1 000 m².
Le chauffage collectif, le seul cas vraiment tranché
Sur les équipements, la jurisprudence est plus rare qu’on ne l’espère, et il vaut mieux savoir où elle s’arrête.
L’article 606 du code civil énumère les grosses réparations : gros murs, voûtes, rétablissement des poutres et des couvertures entières, digues, murs de soutènement et de clôture. Aucun équipement énergétique n’y figure. La Cour de cassation retient comme critère les réparations qui intéressent l’immeuble dans sa structure et sa solidité générale, l’appréciation relevant souverainement des juges du fond.
Le seul point clairement tranché concerne le chauffage collectif. Par un arrêt du 6 mars 2013, la troisième chambre civile a jugé qu’une clause renvoyant globalement à l’article 606 ne suffit pas à transférer au preneur le coût du chauffage collectif, qui incombe au propriétaire sauf stipulation expresse. Cet arrêt est antérieur à la réforme de 2014, ce qui ne le prive pas de portée mais impose de le lire avec le nouveau cadre.
Ne lui faites pas dire plus qu’il ne dit, car la confusion est fréquente et elle se retourne contre celui qui la commet. Cet arrêt porte sur les travaux et le remplacement de l’installation collective, pas sur les kilowattheures que vous brûlez : la consommation reste une charge d’exploitation ordinaire, récupérable si votre bail la prévoit et qu’elle figure à l’inventaire. Écrire à son bailleur que « le chauffage collectif est à la charge du propriétaire » sans cette distinction est le meilleur moyen d’avoir tort sur un dossier où l’on avait raison.
Pour un groupe froid, une centrale de traitement d’air ou une pompe à chaleur, aucun arrêt de la Cour de cassation ne les qualifie. Méfiez-vous des tableaux qui circulent en ligne et rangent chaque équipement dans une colonne : ils inventent une classification que le droit ne fournit pas. Si votre discussion porte sur un équipement de ce type, elle se tranchera sur votre bail et sur les faits, pas sur une catégorie toute faite. Le partage des travaux entre bailleur et preneur est détaillé dans notre article sur les travaux d’énergie en bail commercial.
Le courriel de quatre lignes
La plupart des locataires ne demandent rien parce qu’ils imaginent devoir écrire une lettre d’avocat. Ce n’est ni nécessaire ni souhaitable : une demande neutre obtient presque toujours le document, et elle ne dégrade pas une relation qui doit durer jusqu’à la fin du bail.
Si vous avez reçu un montant sans détail :
Bonjour,
Je vous remercie pour la régularisation de charges de l’exercice [année], reçue le [date].
Pourriez-vous me transmettre l’état récapitulatif de cet exercice ainsi que le détail par catégorie pour le poste énergie ? J’en ai besoin pour ma comptabilité avant le [date, dans une quinzaine de jours].
Bien cordialement,
Si vous n’avez rien reçu du tout, ce qui est le cas de départ de cet article, la première ligne change et le reste tient :
Bonjour,
Je n’ai pas retrouvé l’état récapitulatif des charges de l’exercice [année] dans mes échanges.
Pourriez-vous me le transmettre, avec le détail par catégorie pour le poste énergie ? J’en ai besoin pour ma comptabilité avant le [date, dans une quinzaine de jours].
Bien cordialement,
Aucun article de loi, aucun reproche, aucune menace. Notez la date plutôt que « avant la clôture » : une échéance floue se traite après la clôture. Si le document arrive, vous avez ce qu’il vous faut pour vérifier la répartition et comparer d’une année sur l’autre ; les postes à regarder en premier dans ce détail sont ceux listés dans notre article sur les postes de dépense de la facture d’électricité d’un local commercial. S’il n’arrive pas, vous relancez une fois par écrit, et c’est seulement ensuite que la question devient juridique.
Un point à connaître avant d’aller plus loin : l’action tendant à faire déclarer une clause non écrite est imprescriptible. Une clause irrégulière de votre bail ne se consolide donc pas avec le temps, ce qui vous laisse la possibilité de traiter le sujet au bon moment, par exemple à l’approche d’un renouvellement, plutôt que dans l’urgence d’une régularisation.
Et si le montant vous paraît élevé sans que vous sachiez situer votre local, la comparaison sectorielle se fait dans notre baromètre de consommation d’énergie du tertiaire : savoir ce que consomme un local comparable au vôtre est souvent le meilleur préalable à toute discussion sur des charges.
